Zapytanie ofertowe na odzież firmową powinno umożliwić dostawcy wycenę konkretnego zakresu. Wiadomość z prośbą o cenę stu uniformów pozostawia zbyt wiele niewiadomych: fason, liczbę części kompletu, rozmiary i znakowanie. W odpowiedzi łatwo otrzymać propozycje, których nie da się rzetelnie porównać.
Przygotuj jeden dokument roboczy, do którego mają dostęp osoby zatwierdzające zakup. Nie musi być rozbudowany. Ważne, żeby zawierał spójne ilości, opis oczekiwanego efektu i jasny podział na wymagania obowiązkowe oraz warianty do osobnej wyceny.
Opisz użytkowników i warunki pracy
Wskaż branżę, stanowiska i liczbę osób. Dodaj informacje o pracy siedzącej lub w ruchu, temperaturze pomieszczeń i stosowanej pielęgnacji. Zamiast ogólnego określenia „bardzo trwała tkanina” opisz, jak często ubrania będą prane i czy obsłuży je pralnia zewnętrzna.
Jeżeli firma ma wewnętrzne wymagania dotyczące odzieży, załącz je do zapytania. Nie przypisuj uniformowi właściwości ochronnych bez odpowiedniej dokumentacji. Gdy potrzebne są konkretne parametry lub potwierdzenia, wymień je jako oddzielne wymagania do sprawdzenia.
Rozpisz pozycje zamówienia
Każdy model umieść w osobnym wierszu. Podaj nazwę lub zdjęcie referencyjne, kolor, liczbę sztuk i orientacyjny zakres rozmiarów. Rozróżnij sztuki od kompletów. Zapis „30 zestawów: tunika i spodnie” oznacza inny zakres niż „30 sztuk odzieży”.
Przy niezamkniętej rozmiarówce zaznacz, że ilości wymagają potwierdzenia po przymiarkach. Poproś o informację, do kiedy można zmienić zestawienie. Osobno opisz zapas magazynowy, pakowanie dla poszczególnych pracowników i ewentualny podział dostawy na lokalizacje.
Dodaj jednoznaczny opis znakowania
Załącz aktualne logo i wskazówki identyfikacji wizualnej. Określ orientacyjny wymiar znaku, miejsce oraz liczbę znakowań na ubraniu. Jeśli potrzebujesz haftu imiennego, podaj liczbę różnych napisów i termin przekazania zatwierdzonej listy. Plik graficzny nie zastępuje tych danych.
Poproś o rozdzielenie kosztu przygotowania projektu, próby i wykonania serii, jeśli takie pozycje występują. Napisz, kto zatwierdzi próbkę. Wymaganie akceptacji przed realizacją powinno znaleźć się w ustaleniach, a nie pojawić dopiero po otrzymaniu gotowych ubrań.
Ustal termin i sposób porównania ofert
Podaj oczekiwaną datę otrzymania odzieży, adresy dostawy i planowaną kolejność etapów. Zapytaj, od którego momentu liczony jest termin realizacji: od zamówienia, wpłaty, przekazania rozmiarów czy akceptacji znakowania. Różnica może istotnie wpłynąć na harmonogram.
Poproś o podanie cen na tej samej podstawie, z jednoznacznym oznaczeniem podatku i kosztów transportu. Do porównania dodaj zakres próbek, pakowania oraz warunki późniejszych domówień. Cena jednostkowa ma znaczenie dopiero razem z informacją, co obejmuje.
Wyznacz jedną osobę do zbierania pytań dostawców. Jeżeli doprecyzowanie zmienia zakres, wpisz je do aktualnej specyfikacji zamiast pozostawiać wyłącznie w korespondencji. Nadaj dokumentowi numer wersji i datę. Wtedy dział zakupów, kierownicy oraz dostawca pracują na tej samej liście, a rozbieżności można wyjaśnić przed zatwierdzeniem zamówienia.
Poproś dostawcę o oznaczenie założeń, które przyjął do wyceny. Dotyczy to szczególnie zamówień bez ustalonego materiału i projektów jeszcze nieprzygotowanych do haftu. Osoba porównująca odpowiedzi powinna widzieć, które kwoty są ostateczne, a które zależą od zatwierdzenia próby. Ustal również datę ważności propozycji i sposób potwierdzenia dostępności, jeśli zakup ma zostać zrealizowany dopiero za kilka miesięcy.
Krótka lista kontrolna przed wysłaniem
- Czy suma pozycji odpowiada planowanej liczbie pracowników i zapasu?
- Czy logo, kolor oraz fason mają aktualną wersję?
- Czy wiadomo, kto zatwierdza rozmiary, projekt i koszt?
- Czy termin oznacza dostawę gotowych ubrań?
- Czy warianty dodatkowe mają być wycenione osobno?
Wybór partnera opisuje osobny poradnik o ocenie producenta odzieży służbowej. Gotową specyfikację możesz przekazać przez kontakt z Grapil, zaznaczając dane, które wymagają jeszcze wspólnego ustalenia.