Odbiór dostawy uniformów warto przeprowadzić przed rozdzieleniem paczek między pracowników. Po wydaniu odzieży trudniej ustalić, czy brak sztuki wynika z niepełnej dostawy, pomyłki magazynowej czy nieodnotowanego przydziału. Kontrola powinna odnosić się do zatwierdzonego zamówienia, a nie do pamięci osoby odbierającej kartony.
Przygotuj specyfikację, listę rozmiarów i zaakceptowaną próbę znakowania. Wyznacz miejsce, w którym można obejrzeć ubrania bez narażania ich na zabrudzenie. Jeśli dostawa jest duża, zarezerwuj czas na sprawdzenie jej w uporządkowanych partiach.
Najpierw sprawdź dokumenty i liczbę sztuk
Porównaj oznaczenia przesyłek z dokumentem dostawy. Obejrzyj opakowania i odnotuj widoczne uszkodzenia zgodnie z zasadami obsługi przesyłki. Potem policz poszczególne modele, kolory i rozmiary. Liczba kartonów nie jest wystarczającym potwierdzeniem zgodności zamówienia.
Oznacz sprawdzone pozycje w liście odbioru. Przy pakowaniu imiennym zweryfikuj zawartość zestawów, a nie tylko etykiety. Jeśli dostawa jest częściowa, zapisz otrzymaną ilość i pozycje oczekujące na uzupełnienie. Nie zamykaj całego zamówienia na podstawie pierwszej partii.
Porównaj fason i detale ze wzorem
Sprawdź model, kolor, układ kieszeni, rodzaj zapięcia i pozostałe uzgodnione elementy. Przykładając ubrania do egzemplarza referencyjnego, upewnij się, że porównujesz ten sam fason i rozmiar. Podobny wygląd dwóch modeli nie oznacza zgodności ich konstrukcji.
Jeśli zamówienie zawiera uzgodnione wymiary lub tolerancje, korzystaj z określonej metody pomiaru. Przypadkowe mierzenie rozciągniętej dzianiny może dać mylący wynik. Gdy sposób oceny nie został ustalony, wyjaśnij wątpliwości z dostawcą zamiast tworzyć nowe wymagania dopiero przy odbiorze.
Obejrzyj wykonanie i znakowanie
Sprawdź szwy, zapięcia i miejsca narażone na obciążenie. Zwróć uwagę na widoczne zabrudzenia, uszkodzenia materiału oraz nierówne wykończenie. Otwórz kieszenie i sprawdź ich dostępność. Oglądanie jedynie przodu złożonego ubrania może pominąć usterkę na plecach albo wewnątrz.
Logo porównuj z zatwierdzoną próbą: oceń treść, kierunek, kolor i umiejscowienie. Przy personalizacji sprawdź każdy napis z zaakceptowaną listą. Dwie poprawnie wykonane litery nie pomogą, jeśli imię lub nazwa działu zostały przypisane do niewłaściwej osoby.
Zapisuj rozbieżności w sposób możliwy do odtworzenia
Każdemu zgłoszeniu przypisz model, rozmiar, liczbę sztuk i opis problemu. Zrób zdjęcie całego ubrania oraz zbliżenie istotnego miejsca. Przy różnicy wymiarów pokaż położenie miarki. Samo stwierdzenie „źle uszyte” nie wskazuje, co wymaga wyjaśnienia.
Oddziel sztuki budzące wątpliwości od zapasu gotowego do wydania. Ustal z dostawcą sposób dalszego postępowania i termin odpowiedzi. Nie poprawiaj odzieży samodzielnie przed uzgodnieniem rozwiązania, jeżeli zmiana mogłaby utrudnić ocenę pierwotnego problemu.
Zamknij odbiór i przekazanie do magazynu
Po kontroli zapisz, które pozycje przyjęto, które wymagają wyjaśnienia i kto zatwierdził wydanie. Wprowadź przyjęte ilości do ewidencji. Dzięki temu magazyn nie wykazuje jako dostępnej odzieży, która nadal znajduje się w odłożonej partii reklamacyjnej.
Przy powtarzalnych dostawach używaj tej samej listy kontrolnej. Pozwala to rozpoznać problemy wracające przy konkretnym modelu lub sposobie pakowania. Wnioski z odbioru wpisz do ustaleń dotyczących kolejnej serii, zamiast pozostawiać je tylko w wiadomościach.
Kompletność specyfikacji ułatwia dobrze przygotowane zapytanie ofertowe. Kwestie dotyczące konkretnej realizacji możesz wyjaśnić przez kontakt z Grapil, podając numer zamówienia i dokumentację ocenianych sztuk.
Przy odbiorze dla kilku działów oznacz zakończenie kontroli każdej części dostawy. Osoba wydająca odzież powinna widzieć, które paczki może przekazać dalej. Nie pozostawiaj statusu wyłącznie w prywatnych notatkach kontrolera, ponieważ podczas zastępstwa ktoś może omyłkowo wydać partię czekającą na wyjaśnienie.